Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Khám phá những điểm nổi bật của nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện 1BOSS.VN
• Văn phòng không giấy - Giấc mơ hay thách thức doanh nghiệp
• Vai trò của quản trị dữ liệu doanh nghiệp trong thời đại cách mạng 4.0

1. SaaS so với phần mềm truyền thống: So sánh chi phí

So sánh chi phí phần mềm SaaS và phần mềm truyền thống

Khi so sánh giữa phần mềm SaaS và phần mềm truyền thống (On-Premise), các doanh nghiệp thường đặt câu hỏi về chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành lâu dài.

1.1. So sánh tổng quan

• Chi phí đầu tư ban đầu: SaaS có chi phí ban đầu thấp do chỉ cần đăng ký gói dịch vụ, trong khi On-Premise yêu cầu mua bản quyền phần mềm, đầu tư hạ tầng và nhân sự.
• Chi phí bảo trì và nâng cấp: SaaS do nhà cung cấp đảm nhận nên không phát sinh chi phí bảo trì lớn, còn On-Premise yêu cầu doanh nghiệp tự chịu.
• Chi phí nhân sự IT: SaaS giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân sự IT, trong khi On-Premise đòi hỏi đội ngũ chuyên trách.
• Tính linh hoạt: SaaS có thể truy cập từ mọi nơi, còn On-Premise chỉ hoạt động nội bộ.
• Khả năng mở rộng: SaaS có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần thiết, trong khi On-Premise yêu cầu đầu tư thêm hạ tầng nếu muốn mở rộng.
• Bảo mật: SaaS được nhà cung cấp đảm bảo về bảo mật dữ liệu, nhưng doanh nghiệp không có toàn quyền kiểm soát như On-Premise.

1.2. Phân tích chi tiết

1. Chi phí đầu tư ban đầu:

• SaaS: Doanh nghiệp chỉ cần trả phí theo gói dịch vụ hàng tháng hoặc hàng năm, không cần đầu tư vào phần cứng.
• On-Premise: Yêu cầu chi phí lớn để mua bản quyền phần mềm, máy chủ và các thiết bị hạ tầng.

2. Chi phí bảo trì và nâng cấp:

• SaaS: Nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo trì, cập nhật tự động mà không phát sinh thêm chi phí.
• On-Premise: Doanh nghiệp phải tự bảo trì hệ thống, có thể phát sinh chi phí lớn nếu cần nâng cấp hoặc sửa chữa.

3. Chi phí nhân sự IT:

• SaaS: Không cần đội ngũ IT chuyên trách, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ.
• On-Premise: Cần nhân sự IT để quản lý và vận hành hệ thống.

4. Khả năng mở rộng:

• SaaS: Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu.
• On-Premise: Phải đầu tư thêm phần cứng và tài nguyên nếu muốn mở rộng.

5. Bảo mật dữ liệu:

• SaaS: Nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận bảo mật, nhưng doanh nghiệp không kiểm soát trực tiếp.
• On-Premise: Doanh nghiệp tự kiểm soát dữ liệu và bảo mật theo tiêu chuẩn nội bộ.

2. Lợi ích chi phí khi sử dụng phần mềm SaaS

Lợi ích khi sử dụng phần mềm SaaS

2.1. Cắt giảm chi phí hạ tầng

Với phần mềm SaaS, doanh nghiệp không cần đầu tư vào server, trung tâm dữ liệu hay bảo trì hạ tầng CNTT. Tất cả đã được nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ và bảo mật.

2.2. Giá trị linh hoạt và trả góp

Khác với giải pháp truyền thống yêu cầu trả một lần, SaaS có các gói thanh toán linh hoạt theo tháng, quý hoặc năm. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp hoặc hạ giảm chi phí khi cần.

2.3. Tối ưu quy trình quản lý

SaaS tích hợp với nhiều hệ thống quản lý khác như phần mềm CRM và phần mềm kế toán, giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự và nâng cao hiệu suất làm việc.

2.4. Khả năng bảo trì và cập nhật tự động

Các nhà cung cấp SaaS liên tục cập nhật và nâng cấp hệ thống, đảm bảo doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất mà không tốn thêm chi phí bảo trì hay sửa lỗi.

3. Những trường hợp SaaS có thể không tiết kiệm chi phí

Những trường hợp SaaS không thể tiết kiệm chi phí 

3.1. Doanh nghiệp có hạ tầng CNTT mạnh

Những doanh nghiệp lớn đã đầu tư hệ thống On-Premise mạnh mẽ có thể không thấy rõ lợi ích về chi phí khi chuyển đổi sang SaaS.

3.2. Chi phí gia hạn theo thời gian

Nếu sử dụng lâu dài, tổng chi phí SaaS có thể cao hơn so với mô hình trả một lần của phần mềm truyền thống.

3.3. Các yêu cầu bảo mật đặc thù

Một số lĩnh vực như tài chính, y tế có quy định bảo mật cao, có thể yêu cầu doanh nghiệp sử dụng hệ thống nội bộ thay vì SaaS.

3.4. Hạn chế trong tùy chỉnh

Các doanh nghiệp có nhu cầu tùy chỉnh cao đôi khi gặp khó khăn với SaaS do bị giới hạn bởi nhà cung cấp.

4. Nên chọn SaaS hay On-Premise?

Việc lựa chọn giữa SaaS và On-Premise phụ thuộc vào nhu cầu và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí ban đầu, cần một hệ thống linh hoạt và ít bảo trì, SaaS là lựa chọn tối ưu. Ngược lại, nếu doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao, có hệ thống CNTT mạnh và muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu, On-Premise có thể là giải pháp phù hợp.

5. Kết luận

Phần mềm SaaS thực sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ở nhiều khía cạnh, từ hạ tầng, bảo trì đến nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí lâu dài và tính phù hợp trước khi quyết định. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp SaaS hiệu quả, hãy xem xét các nền tảng tích hợp như phần mềm CRM và phần mềm kế toán để tối ưu hóa quy trình quản lý.

Bạn đã sẵn sàng chuyển đổi sang SaaS chưa?